Om in aanmerking te komen voor diverse fiscale aftrekfaciliteiten moet je aantonen minimaal 1.225 uur binnen je bedrijf te werken. Ook uren die niet declarabel zijn tellen mee, maar let wel goed op!
Hoe houd je een goede urenregistratie bij?
Om voor de zelfstandige-, meewerkaftrek, oudedagsreserve en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk in aanmerking te komen moet je aan het urencriterium voldoen. Concreet betekent dit dat je minimaal 1.225 uur per jaar in je bedrijf moet werken.
Als de fiscus twijfelt of je aan dit aantal uren hebt voldaan, dan moet je dat aannemelijk maken. Daarbij tellen niet allen je factureerbare of productieve uren, maar ook niet productieve uren. Deze niet productieve uren moet echter wel aannemelijk zijn door in “een juiste verhouding” tot het aantal declarabele en productieve uren te staan.
Op 25 november 2013 is hierover een zaak voorgelegd aan het Gerechtshof Den Bosch (GHSHE:2013:5420). In deze zaak stond een ondernemer voor de rechter omdat de inspecteur van de belastingdienst van mening was dat de ondernemer niet aan het urencriterium had voldaan en weigerde hem hiervoor zijn zelfstandigenaftrek.
De ondernemer had in zijn aangifte aangegeven dat hij meer dan 1.225 uur gewerkt had en liet als bewijs een staat zien met 1.305 uur. Echter van deze uren was hij maar 13% productief geweest. De rest van zijn registratie bestond uit administratieve werkzaamheden, zoals het opstellen van offertes. De inspecteur van de belastingdienst had dit als niet aannemelijk beschouwd en een streep gezet door deze opgave.
De rechter stelde de inspecteur in het gelijk. In deze situatie was de ondernemer namelijk ook het hele jaar in loondienst geweest en had hij volgens eigen opgave nog naast de 1.305 uur , 750 uur aan studie besteed.
Hoe kun je het beste met indirecte uren omgaan?
Hou altijd de indirecte uren bij, want ze tellen gewoon mee. Uren die je besteed aan administratie, het bezoek van netwerkverenigingen, volgen van opleidingen die gerelateerd zijn aan je beroep of het maken van een website, alsmede woon-werkverkeer tellen gewoon mee voor je urenregistratie.
Wel dienen deze uren in een juiste verhouding tot je productieve uren te staan en dat is afhankelijk van de persoonlijke situatie. Je kunt hierbij denken dat niet ieder beroep dezelfde aantal jaarlijkse studie uren heeft. Of de omzet die niet in verhouding staat tot de winst, waarbij het verschil in uurtarief van een kapper of advocaat meegenomen moet worden in die verhouding.
Mijn advies is in ieder geval: houd je uren bij en benoem ze zo specifiek mogelijk! Als je dit achteraf moet doen, dan moet je veelal gaan schatten en dat werkt altijd in je nadeel. Termen als ‘administratie bijgehouden’ of ‘netwerken’ zijn niet specifiek genoeg en roepen vooral vragen op. Maak ook geen kopie urenregistratie van voorgaand weken. Iedere dag een uur administratie doen is niet aannemelijk.
