Welke reiskosten bereken jij aan je klant?
14 februari 2014 

Welke reiskosten bereken jij aan je klant?

Voor de jaaraangifte zie ik veel administraties langskomen. In deze administraties zie ik regelmatig facturen aan klanten gericht waarbij een vergoeding voor reiskosten van €0,19 per km wordt berekend.

Nu mag je als ondernemer natuurlijk zelf overeenkomen met je opdrachtgever wat je aan kilometervergoeding doorbelast, maar kan ik het niet laten een vermoedelijk misverstand inzake dit onderwerp in het daglicht te zetten.

In de belastingwetgeving staat iets genoemd over het maximaal declareren van kilometervergoeding tussen jouw als privé persoon en je onderneming. Wanneer je een privé voertuig aan je zaak beschikbaar stelt, dan mag je van de Belastingdienst maximaal 19ct belastingvrij uit je zaak aan privé vergoeden.

Voor je onderneming zijn dit belastbare kosten en de ontvangsten in privé zijn vrijgesteld van belasting. Dit zorgt er dus voor dat je minder belasting hoeft af te dragen, dan wanneer je deze declaratie niet doet.

Bovengenoemde situatie zegt echter niets over een declaratie tussen jouw onderneming en jouw klant. Hier zegt de belastingwetgeving ook niets over. Je mag dus met je klant iedere kilometervergoeding overeenkomen die je wilt.

De fiscus bemoeit zich hier dus niet mee. Voor de fiscus maakt het ook niet uit of je nu een factuur voor geleverde diensten stuurt of een kilometervergoeding. Beide zaken zijn “gewoon” belast. Hieronder een kort voorbeeld:

  • vergoeding geleverde diensten: € 2.500
  • kilometervergoeding (€ 0,60 per km): € 360
  • totale vergoeding/omzet: € 2.860

Bovengenoemde omzet is ook voor de btw volledig belast. Dus ook hierin is er geen verschil tussen de kilometervergoeding en geleverde diensten.

Je moet natuurlijk niets aan reiskosten doorberekenen, maar als je de kosten van het gebruik van je auto vergoed wilt hebben, dan kun je dit makkelijk berekenen. Alle kosten die je per jaar aan je auto hebt, deel je door het aantal kilometers dat je met deze auto per jaar rijdt. Bij deze kosten is het belangrijk dat je volledig bent. Denk hierbij aan:

  • onderhoudskosten
  • verzekering
  • wegenbelasting
  • brandstof
  • afschrijvingskosten

De totale kosten deel je door het aantal kilometers dat je de auto in totaal op jaarbasis gebruikt. Hiermee kom je op de prijs per kilometer die je in rekening kunt brengen bij je klant. Ook heb ik een andere tip voor je.

  • Ga naar autoweek.nl
  • Selecteer jouw type auto en het bouwjaar of vul je kenteken in.
  • In het volgende scherm vul je in:
    • de kilometerstand
    • het aantal te rijden kilometers per jaar
    • de gebruiksperiode (hoeveel maanden jij je huidige auto vanaf nu nog wilt blijven rijden) en
    • de provincie waarin je woont of je bedrijf gevestigd zit

Nadat je op ‘bereken’ klikt,   zie je in de opsomming van de kosten de kosten per kilometer staan. Deze laatste tip is natuurlijk niet exact wat jouw auto per kilometer kost, maar geeft wel een goeie indicatie.

Peter van Assen
Door

Peter van Assen

op 30 Dec 2014

Goedendag! Bij doorlezen van het artikel over belastingvrij km-vergoeding komt bij mij de volgende vraag op: Afspraken tussen zzp'er en opdrachtgever staan los van vergoeding per zakelijke km in privéauto? Wil dat zeggen dat je naast die vergoeding nog belastingvrij 19 per km van de opdrachtgever vergoed mag krijgen of is elke cent in dat geval belast? Peter

Redactie
Door

Redactie

op 30 Dec 2014

Beste Peter, Hartelijk dank voor je vraag! Belastingvrije vergoedingen van 19 cent per kilometer mogen gedaan worden aan de "werknemer" die zijn privé auto beschikbaar stelt voor zakelijke ritten. Wanneer je ZZP-er bent dan ben je niet in dienst bij je opdrachtgever, maar heb je een "dienstverband" bij je eenmanszaak. Deze eenmanszaak verhuurt je vervolgens bij je opdrachtgever. Het antwoord op je vraag is dan ook dat deze vergoedingen tussen je opdrachtgever en je eenmanszaak inderdaad gewoon belast zijn. Daarnaast moet je ook BTW rekenen over het in rekening brengen van deze kosten. Is hiermee je vraag beantwoord?

Martine Blansjaar
Door

Martine Blansjaar

op 26 Jul 2016

Beste Mark en Peter, Las dit interessante stuk en daarna jouw vraag. Ter aanvulling op het antwoord van Mark mijn eigen ervaring. Er is een speciale regeling voor het gebruik van de eigen auto wanneer je VOF of ZZp'er bent. Je mag een gedeelte van de BTW van de getankte brandstof en onderhoudskosten terugvorderen. Hiervoor tel je alle betaalde BTW van een jaar op van de betaalde facturen van brandstof en onderhoudskosten. Hiervan moet je een Percentage van de cataloguswaarde aftrekken (1,5% in 2014). Het restbedrag kun je dan terugvragen bij de belastingdienst. Hopelijk heb je nog iets aan mijn ervaring. Met vriendelijke groet, Martine Blansjaar School op Orde

Redactie
Door

Redactie

op 27 Jul 2016

Dag Martine, Bedankt voor deze mooie aanvulling. Het klopt inderdaad wat je aangeeft. Voor de btw is dit een uitstekende oplossing. Naast de mogelijkheid van 1,5% bijtelling kun je ook een kilometerregistratie bijhouden van je zakelijke kilometers. Dit is toch al handig voor je declaratie van 19 cent per kilometer vanuit privé naar je zaak. Als je aan deze registratie de kilometerstand van 1 januari en 31 december toevoegt, dan weet je precies hoeveel je zakelijk en totale kilometers gereden hebt. Je kunt dan de btw terugvorderen in verhouding van je zakelijke kilometers tot het totaal aantal kilometers. De bijtelling van 1,5% hoef je dan niet meer te maken. Bijvoorbeeld: Je kilometerstand aan het begin van het jaar is 25.000 en aan het einde van het jaar 55.000. Totaal heb je 20.000 kilometer zakelijk gereden, dus 10.000 prive. De totale omzetbelasting (btw) op de brandstof en onderhoudskosten is €1.000 in een jaar. Je berekent het dan als volgt: Km-stand aan jaar: 55.000 Km-stand begin jaar: 25.000 -/- Totale kilometers gereden : 30.000 (waarvan 20.000 zakelijk) (20.000/30.000) x €1.000 (btw) = €667 terug te vorderen btw. Op deze manier kun je dus berekenen wanneer je het meeste terugkrijgt. Met de verhouding zakelijke kilometers ten opzichte van het totaal aantal kilometers, of alle kosten opvoeren met een correctie van 1,5% van de cataloguswaarde. Veel succes!

Reactie plaatsen