Een incasso bureau inschakelen

Op het moment dat er onenigheid is of als één van de partijen de afspraken niet nakomt dan kun je op basis van de overeenkomst en de algemene voorwaarden juridische stappen nemen. Dit doe je pas op het moment dat je er zelf niet uitkomt met de klant of zakenpartner. Je kunt de mogelijke conflicten opdelen in twee categorieën je hebt de betalingsconflicten en overige conflicten. De betalingsconflicten behandelen we in dit artikel, de overige juridische conflicten zullen in andere artikelen worden behandeld.

Betalingsconflicten komen het vaakst voor, hierbij kan of wil de klant niet betalen, dit kan met reden zijn, omdat hij/zij niet tevreden is of zonder reden. Er zijn klanten die simpelweg niet betalen en hopen dat ze daarmee weg kunnen komen.

Dit soort situaties zal elke ondernemer meemaken, hoe goed je product of dienstverlening ook is, er zijn altijd klanten die moeilijk doen als het op betalen aankomt. Hier kun je zelf het een en ander aan doen en je kunt dit eventueel uitbesteden. We hebben het hier alleen over achteraf betalen, als de klant namelijk vooruit betaalt heb je niet het risico op wanbetaling.

Wat moet je zelf doen

Bij elke verkoop moet je een factuur versturen (is wettelijk verplicht), daar zet je een bepaalde betalingstermijn op, meestal 14 of 30 dagen. De klant heeft dan die termijn om het bedrag te voldoen.

Mocht de factuur 5 dagen verlopen zijn dan stuur je een betalingsherinnering, mocht je de factuur digitaal versturen dan is het raadzaam om de herinnering wel gewoon op papier te versturen. Dan weet je zeker dat, mocht je een niet-geldig e-mailadres hebben, dat de herinnering wel aankomt. Als je de factuur per post verstuurt dan verstuur je de herinnering ook per post.

Je kunt beter geen dreigementen vermelden in de eerst herinnering, blijf vriendelijk en verzoek nogmaals om een betaling, geen vermelding van een incassobureau of iets dergelijks. Het is altijd belangrijk om je klantrelatie goed te houden en het kan zijn dat het de klant even ontschoten is.

In die herinnering zet je ook weer een termijn, meestal zo’n 10 dagen en na die 10 dagen wacht je nog 5 dagen, als na 15 dagen nog niet betaald is dan stuur je een aanmaning.

De aanmaning is op een wat dwingendere toon met nogmaals een termijn van bijvoorbeeld 10 dagen, hierin vermeld je tevens wat er gebeurt als de betaling niet binnen de aangegeven termijn binnen is. Er komen dan incassokosten overheen (voor rekening van klant) en de wettelijke rente komt erbij (vanaf de dag dat de factuur verlopen is).  Dat is belangrijk om te vermelden, want als je dat niet doet en je schakelt wel een incassobureau in dan kan het zo zijn dat die kosten voor jouw rekening zijn, omdat je dat niet aan de klant hebt vermeld. Dit zet je overigens ook in je algemene voorwaarden.

Wat je eventueel kunt doen is zelf nog een keertje bellen met betreffende klant als ook de aanmaning niet wordt betaald. Of je dit doet hangt af van de verstandhouding met de klant. Je kunt ook kiezen voor communicatie via een incassobureau, omdat je dan niet zelf de klantverhouding hoeft te verstoren.

De stappen die je zelf neemt zijn dus als volgt:

1.    Je verstuurt een factuur
2.    Je verstuurt een betalingsherinnering
3.    Je verstuurt een aanmaning
4.    Je belt eventueel de klant op

Belangrijk hierbij is dat je dit consequent doet, je moet de klant “opvoeden”. Het is een bewezen feit dat veel klanten de ruimte nemen die je ze geeft. Als jij pas na 3 maanden een eerste herinnering stuurt dan zullen klanten die vaker bij je kopen rustig 3 maanden wachten met betalen. Ze weten dat er toch geen gevolgen zijn bij wanbetaling.

Mocht de klant op basis van deze stappen nog niet betaald hebben dan kun je zelf niet zoveel meer doen. Je moet dan de klant dagvaarden (voor de rechter dagen) en als de rechter jou in het gelijk stelt dan kan daarna een deurwaarder beslag leggen op bezittingen van de klant, om daarmee jouw rekening te voldoen.

Deze stap naar de rechter is vrij groot, vooral als het om kleinere bedragen gaat zul je als ondernemer niet zo snel een rechtszaak aanspannen. Je kunt dit echter uitbesteden en dit kan bij een incassobureau.

Een incassobureau inschakelen

Een incassobureau neemt het van je over nadat je een aanmaning hebt verstuurd en nog steeds de betaling niet binnen hebt. Het incassobureau onderneemt dan de volgende stappen, (dit kan per incassobureau verschillen):

Het versturen van een sommatie (aanmaning van het incassobureau)
Het incassobureau belt de klant
Het versturen van nog één of twee sommaties
Dagvaarden van de klant
Rechtszaak voeren
Met een uitspraak van de rechter beslag laten leggen
Het openstaande bedrag incasseren

Er is een groot verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder. Medewerkers van een incassobureau hebben geen bijzondere bevoegdheden en mogen zelf dus geen beslag leggen. Deze mensen hebben dus niet meer rechten dan de ondernemer zelf, een incassobureau komt echter wel een stuk dreigender en serieuzer over dan jijzelf als ondernemer.

Een deurwaarder kan met een uitspraak van de rechter ook daadwerkelijk beslag leggen op bijvoorbeeld een deel van het salaris, een banktegoed of bezittingen van de klant. beslaglegging moet dus altijd door een deurwaarder worden uitgevoerd, als het incassobureau geen deurwaarders heeft dan moeten ze dit uitbesteden. Als er geen discussie is over de vordering, dus de klant heeft geen reden om niet te betalen, dan zul je in de meeste gevallen je geld krijgen. Tenzij de klant bijvoorbeeld failliet is en er meerdere schuldeisers zijn.

Wat doet een incassobureau nog meer

Er zijn verschillen tussen de incassobureaus, zowel qua kosten als manier van invorderen en overige service. Belangrijk bij de overige service van een incassobureau is dat ze je ondersteunen bij de stappen die je zelf moet nemen.

Het incassobureau heeft in de meeste gevallen juristen in dienst die zijn gespecialiseerd in betalingsvoorwaarden. Het is dan ook verstandig om je algemene voorwaarden te laten controleren door deze juristen. Een goed incassobureau biedt dit als service aan, ze zijn er zelf namelijk ook bij gebaat dat de algemene voorwaarden goed in elkaar zitten.  Als zij namelijk een rechtszaak moeten beginnen dan willen ze wel terug kunnen vallen op goede algemene voorwaarden, als ze de zaak verliezen zullen zij namelijk ook niet volledig betaald krijgen. Daarnaast is het ook verstandig om je betalingsherinneringen en aanmaningen te laten controleren. In de aanmaning moet bijvoorbeeld staan dat incassokosten worden doorberekend, zo zijn er nog een aantal zaken die erin moeten staan.

De kosten van een incassobureau

Je hebt incassobureaus die adverteren  met “no cure no pay”. Wat daar vaak het addertje onder het gras is, is dat zij de kosten voor hun werkzaamheden van jouw openstaande bedrag afhalen. Dus als je een vordering hebt van 500 euro dan kan het best zo zijn dat je maar 100 krijgt omdat 400 euro naar het incassobureau gaat.

Je hebt ook incassobureaus met jaarlijks een vast bedrag. Op het moment dat een aanmaning is verstuurd en er wordt niet betaald, dan neemt het incassobureau het over. Hier zijn dan afgezien van de jaarlijkse vaste bijdrage geen kosten verbonden.

Als je een goed incassobureau hebt dan krijg je het volledige openstaande bedrag betaald en de rente, het incassobureau berekent haar eigen kosten los door aan de klant. Het incassobureau zet er dus een bepaald percentage bovenop en dat krijgen zij als vergoeding. De hoogte van deze bedragen is wettelijk gemaximeerd om extreme incassokosten voor consumenten te voorkomen.

Sommige incassobureaus hebben een deurwaarder en hij mag op basis van de uitspraak van de rechter zorgen dat er beslag wordt gelegd. Een reguliere medewerker van het incassobureau mag dat niet, dus dan moet het incassobureau in dat geval een deurwaarderskantoor inschakelen. Het mooiste is een combinatie van een incassobureau en deurwaarderskantoor in één, dit is goedkoper dan wanneer het incassobureau een deurwaarder moet inhuren.

Indien een klant door omstandigheden niet kan betalen kan het incassobureau afspraken maken over een betalingsregeling.

Hoe kies je een goed incassobureau

Als incassobureau kun je aangesloten zijn bij de NVI (overkoepelende stichting voor incassobureaus), zoals gezegd is het een ongecertificeerd beroep, dus iedereen mag het doen, als je aangesloten bent bij de NVI dan zijn er regels waar alle leden zich aan moeten houden. Vrij weinig incassobureaus zijn daar bij aangesloten, mijn advies is om wel met een incassobureau in zee te gaan die bij de NVI is aangesloten. Je weet dan zeker dat het incassobureau op een nette manier te werk gaat en niet koste wat het kost het geld binnenhaalt en jouw bedrijf daarbij imagoschade toebrengt.

Daarnaast is het belangrijk dat je de volledige vordering krijgt uitbetaald, dus niet dat het incassobureau een deel van de vordering achterhoudt. Ook de extra service is belangrijk, je wilt dat de algemene voorwaarden, herinneringen en aanmaningen goed in elkaar zitten op het moment dat het ooit een rechtszaak zou worden.

Tot slot

Het klinkt wat negatief dit artikel, maar het is wel een stukje professionaliteit in de uitstraling. Als je iets bestelt bij een bedrijf is het normaal dat, wanneer je niet betaalt, je een herinnering en aanmaning krijgt.

Veel ondernemers voelen zich schuldig als ze een klant een herinnering of aanmaning sturen. Je doet echter zaken met een partij, jij levert iets en het is normaal dat de andere partij daarvoor betaalt. Uiteindelijk ben jij niet degene die fout zit als je een herinnering stuurt, degene die niet betaalt moet zich schuldig voelen dat hij zich niet aan de afspraken houdt.

Op het moment dat een klant je zou mailen dat hij krap bij kas zit en vraagt of de betaling een paar weken later mag plaatsvinden, dan is dat prima natuurlijk. Maar als er na meerdere keren mailen of brieven versturen simpelweg niet wordt gereageerd, dan is het logisch dat een incassobureau wordt ingeschakeld.