Stressvrije boekhouding?
Direct Toegang
X
Stressvrije boekhouding?
50% Complete

Page content

Contracten

Naast de algemene voorwaarden die “algemeen” zijn, kun je ook voor specifieke overeenkomsten een contract maken. Een contract heeft uitsluitend betrekking op één specifieke klant of samenwerkingsverband. Het maken van een contract is nooit verplicht, je doet dit als één of beide partijen hier prijs op stellen. Het is gebruikelijk dat de verkopende partij het contract opmaakt, maar dit hoeft niet per se, je mag dit ook door de kopende partij laten opstellen.

Een contract is dus niets meer dan het op papier zetten van een overeenkomst. Door dit op papier te zetten en door alle partijen te laten ondertekenen heb je later geen discussie over wat je precies had afgesproken. Er is geen standaard format voor een contract, omdat de inhoud van de verschillende contracten nogal uiteenlopend is. Een aantal voorbeelden van contracten die veel voorkomen:

Arbeidscontract (arbeidsovereenkomst)

Hierin zetten werkgever en werknemer de voorwaarden op papier met betrekking tot de dienstbetrekking, dus duur van de dienstbetrekking, aantal uren per week, salaris, vakantiedagen enz.

Koopcontract

Hierin zetten verkoper en koper alle aspecten die samenhangen met een kooptransactie op papier. Hierin staat o.a. wat er wordt verkocht, tegen welke prijs en hoe de levering plaatsvindt.

Samenwerkingscontract

Dit contract wordt gebruikt als meerdere bedrijven of personen met elkaar gaan samenwerken. Als je bijvoorbeeld met 2 vennoten een VOF opzet dan kun je in een samenwerkingscontract richtlijnen uitschrijven waaraan de beide vennoten zich moeten houden.

Huurcontract/leasecontract

In dit contract worden afspraken vastgelegd met betrekking tot de huur/lease van bijvoorbeeld een pand of auto. Hierin staan afspraken over de huurtermijn, de hoogte van het huurbedrag, de verantwoordelijkheden van de verhuurder en huurder, enz. Dit zijn een aantal voorbeelden en zo zijn er nog veel meer soorten contracten. Per soort contracten zijn er ook nog weer verschillende mogelijkheden. Een koopcontract voor een nieuwe auto ziet er een heel anders uit dat een koopcontract voor een bedrijf (overnamecontract). Veel contracten zijn 1 a 2 a4tjes lang, maar je hebt ook contracten van honderden pagina’s.
Bij het opstellen van een contract moet je kijken naar het doel, dus wat wil je met het contract bereiken. Je wilt een overzicht maken van richtlijnen en randvoorwaarden voor een bepaalde transactie. Het contract maak je voor het geval er achteraf onduidelijkheid kan ontstaan over bepaalde zaken, door dit in een contract uit te werken kun je deze discussie voorkomen.

Je moet dus bij het opstellen van een contract nadenken over welke aspecten tot discussie zouden kunnen leiden en deze moet je benoemen in je contract. Wees hierin ook duidelijk, je wilt niet dat er zaken in je contract staan die je op meerdere manieren kunt interpreteren, dan kun je namelijk nog steeds discussies krijgen.

Wel of niet een contract maken

Moet je nu wel of niet een contract maken voor bepaalde transacties, hierover lopen de meningen uiteen. Sommige ondernemers willen alles vastleggen op papier en er zijn ook ondernemers die nog nooit een contract hebben opgesteld. Het is niet per definitie goed om overal contracten van te maken, sommige zaken kun je zelfs beter niet in contractvorm vastleggen. Daarnaast zijn er ook nog overeenkomsten die je zeker wel op papier moet zetten.

In een contract stel je de “spelregels” van de overeenkomst vast, dit geeft aan de ene kant voor beide partijen duidelijkheid, maar het legt ook beide partijen beperkingen op. Wat je niet wilt is dat je jezelf in de problemen brengt door regels af te spreken die in de toekomst een negatief effect op jouw business kunnen hebben.

Een veel gemaakte fout is dat ondernemers zichzelf “vastzetten” met een contract. Stel dat je een bepaald product verkoopt in Nederland en je wilt gaan werken met subdistributeurs, dus mensen die jouw product gaan verkopen tegen een bepaalde commissie.

Er komt een ondernemer naar je toe en die wil jouw product gaan verkopen in de Randstad. Je hebt een goed gesprek met deze ondernemer en hij/zij belooft een goede inzet en een hoog verkoopcijfer. Je wilt gaan samenwerken met deze persoon en besluit een contract te maken.

De subdistributeur wil veel gaan doen op het gebied van reclame, waar je natuurlijk erg blij mee bent, want dit verhoogt de verkopen. Hij/zij stelt echter wel als eis dat hij/zij de enige is die in de Randstad het product mag verkopen. Dit is een redelijke eis, aangezien hij/zij geld uitgeeft aan reclame en daar zelf ook de verkopen van binnen wil krijgen. Hij/zij wil niet dat iemand op basis van zijn/haar reclame het product koopt bij een andere subdistributeur of bij jou als hoofdleverancier.

Je vind dit een redelijke eis en neemt dit op in het contract, deze subdistributeur is vanaf dat moment de enige die in de Randstad mag verkopen, je mag dus zelf ook niet meer je eigen producten daar aanbieden. Als de subdistributeur doet wat hij/zij heeft beloofd, dus goede inzet en hoge verkoopcijfers, dan is er niets aan de hand.

Blijkt echter na een paar maand dat de verkopen veel lager zijn dan wat je zelf had kunnen realiseren dan heb je een probleem. Je hebt jezelf vleugellam gemaakt met het contract, dit lijkt een “domme” fout, maar komt zeer vaak voor in de praktijk. Om onder het contract uit te kunnen moet je nu eerst naar een rechter en moet je bewijzen dat de subdistributeur niet aan de afspraken voldoet, als je deze afspraken niet concreet hebt uitgewerkt is de kans groot dat je geen gelijk krijgt van een rechter.

Bij dit soort samenwerkingsverbanden is het heel lastig een goed contract te maken. Je weet bij het begin van een samenwerking nooit wat er in de toekomst gaat gebeuren. Je kunt bijvoorbeeld wel een minimum omzet afspreken, maar stel dat je na een jaar met een andere partij kunt samenwerken die de omzet kan vertienvoudigen. Je wilt dan nog wel onder zo’n contract uitkunnen.

Bij samenwerkingsverbanden is het verstandig om eerst zonder contract te beginnen of heel duidelijk in het contract een bepaalde proefperiode af te spreken. Je begint een samenwerking op basis van vertrouwen en zodra iets loopt dan is het veel makkelijker en nuttiger om iets concreet op papier te zetten. Op het moment dat is gebleken dat de samenwerking goed is, kun je veel veiliger een contract opstellen en je vastleggen.

Het risico bestaat dat er in de startfase iets mis kan gaan, waarbij het eigenlijk wel verstandig was geweest een contract te hebben. Als er iets misgaat in de beginfase moet je hierover communiceren met de andere partij en als je hier zonder contract niet uit kunt komen is de kans groot dat de basis voor de samenwerking niet goed is. Niet alle samenwerkingsverbanden werken, hier kun je beter meteen achter komen dan na een paar jaar, dan zijn de gevolgen meestal meteen een stuk groter.

Bij samenwerkingovereenkomsten is het over het algemeen raadzaam om eerst de samenwerking uit te proberen, alvorens je jezelf vastlegt middels een contract.

Een arbeidsovereenkomst is vergelijkbaar met een samenwerkingsovereenkomst. Als je een personeelslid meteen een contract voor onbepaalde tijd geeft en de “samenwerking” bevalt niet dan heb je een groot probleem als werkgever. Wat je hier veel ziet is dat er gewerkt wordt met een proefperiode van één of twee maand en dat het eerste contract een jaarcontract is. Mocht het dan niet lekker lopen dan kun je altijd na een jaar van het contract af.

Bij deze beide voorbeelden is sprake van een gezamenlijk belang. Bij een samenwerking heb je beide het belang om de omzet te verhogen en bij een arbeidsovereenkomst wil je beide een goede arbeidsrelatie. Hierbij is vertrouwen over en weer veel belangrijker dan een contract, als je namelijk ooit het contract moet gebruiken dan is dat omdat je een conflict hebt en daar niet uit kunt komen.

In die situatie is de samenwerking meestal al dusdanig verstoort dat die na afloop van het conflict niet wordt hervat. Het contract is dan ook alleen van toepassing bij een beëindiging van de overeenkomst op een negatieve manier.

Er zijn ook situaties waarin je juist wel een contract moet maken, dit zijn situaties waarbij het belang meer tegengesteld is. Bij een koopcontract wil de koper zoveel mogelijk waar voor z’n geld en de verkoper zo min mogelijk kosten maken. Hierbij kan bijvoorbeeld makkelijk discussie ontstaan over garantie. Bij het huren van een pand kun je onenigheid krijgen over wie bepaalde onderhoudskosten moet betalen.

Bij dit soort overeenkomsten is het dus wel raadzaam een contract te maken. Wat hierbij ook meespeelt is dat je redelijk zeker weet wat er gaat gebeuren en wat er allemaal mis kan gaan. Er is niet de twijfel die je hebt bij een samenwerkingsverband over of die wel goed is. Als jij iets huurt voor 5 jaar dan weet je dat je dat specifieke pand de komende 5 jaar hebt, het pand zal niet opeens veranderen na een paar jaar.

Bij kleine transacties maak je vaak geen contract, er zijn dan meestal weinig dingen die mis kunnen gaan. Als het mis gaat dan zijn de gevolgen dusdanig klein dat een contract niet nodig is. Het maken van contracten is extra administratief werk en als je bijvoorbeeld boeken verkoopt heeft dit weinig zin.

Bij meer complexe zaken of bij hogere bedragen is het wel verstandig een contract te maken. Heb je het bijvoorbeeld over een bedrijfsovername dan moet je heel goed uitwerken wat er allemaal wordt overgedragen, welke ondersteuning je krijgt en nog veel meer zaken.

Samengevat: bij een samenwerking waarbij beide partijen hetzelfde doel hebben is het verstandig eerst de samenwerking te testen voor je het definitief vastlegt, bij overeenkomsten met een tegengesteld belang kun je beter wel een contract maken.

Opbouw van een contract

Zoals eerder aangegeven verschilt de inhoud per contract nogal, de opbouw is vaak wel vergelijkbaar.

Je begint een contract altijd met een beschrijving van de partijen, zodat duidelijk is welke partijen de overeenkomst aangaan. Je krijgt dan bijvoorbeeld:

De ondergetekenden:
1. Bedrijf A. gevestigd te …., in deze vertegenwoordigd door Dhr. ….. Hierna te noemen klant.

en

2. Bedrijf B. gevestigd te …., in deze vertegenwoordigd door Dhr. ….. Hierna te noemen leverancier.

Vervolgens geef je aan waarom je het contract hebt gemaakt, dus:

Overwegende:
Partijen mondeling overeenstemming hebben bereikt over …..
Dat partijen deze overeenkomst schriftelijk wensen te bevestigen.

Daarna volgt de inhoud van het contract, voor een dienstverlener bijvoorbeeld:

Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Duur van het contract
Werkzaamheden
Honorarium
Toepasselijk recht

Je sluit altijd af met de ondertekening door alle betrokken partijen.

Deze opbouw geldt dus voor alle contracten, de inhoud van het contract verschilt per contract en hangt samen met het product en/of de diensten die geleverd worden.