Algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden zijn de basis van het juridische gedeelte van je bedrijf. Algemene voorwaarden zijn de voorwaarden die je hanteert als basis voor alle overeenkomsten die je sluit. Hier staan de “spelregels” in die jij hanteert en waar je klanten zich aan moeten houden op het moment dat ze akkoord gaan met de voorwaarden.

Het opzetten van algemene voorwaarden doe je in principe één keer, je hebt één versie die je voor het gehele bedrijf gebruikt. Het kan wel zijn dat je de voorwaarden af en toe moet aanpassen als er wijzigingen optreden in je bedrijf. Als je bijvoorbeeld algemene voorwaarden hebt voor een handelsonderneming en je gaat ook diensten aanbieden dan zul je hier wat specifieke voorwaarden voor moeten toevoegen.

Zoals eerder gezegd heb je algemene voorwaarden alleen voor het geval het een keer mis gaat. Mocht een klant bijvoorbeeld niet tevreden zijn en wil hij zijn geld terug dan kun je verwijzen naar de algemene voorwaarden, waarin staat onder welke voorwaarden en binnen welke termijn de producten geretourneerd mogen worden.

Heb je hier niets over opgenomen dan kan het er op uitdraaien dat een rechter uiteindelijk een uitspraak moet doen over of de klant zijn geld terug krijgt of niet. Dit kun je dus voorkomen door dit soort zaken duidelijk van tevoren aan de klant kenbaar te maken.

Algemene voorwaarden zijn bedrijfsgebonden, er is geen algemeen document met standaardvoorwaarden, je moet dit toespitsten op de individuele onderneming. Een veel gemaakt fout is dat ondernemers de voorwaarden van een andere onderneming kopiëren, het risico hierbij is dat de voorwaarden niet aansluiten bij jouw bedrijfsactiviteiten.

Er zitten wel een aantal standaardonderdelen in die voor alle bedrijven van toepassing zijn. Hieronder zijn deze vaste onderdelen uitgewerkt en wordt per onderdeel aangegeven waar je rekening mee moet houden. Let hierbij op dat dit algemene onderdelen zijn, niet alle onderdelen zijn in elke onderneming van toepassingen en voor sommige ondernemingen moet nog specifieke onderdelen worden toegevoegd.

Algemene voorwaarden handelsondernemingen:

Artikel 1:        Definities
Artikel 2:        Toepasselijkheid
Artikel 3:        Offertes
Artikel 4:        Totstandkoming overeenkomst
Artikel 5:        Prijzen
Artikel 6:        Leveringstermijnen
Artikel 7:        Reclame
Artikel 8:        Aansprakelijkheid
Artikel 9:        Eigendomsvoorbehoud en zekerheid
Artikel 10:      Betaling
Artikel 11:      Overmacht
Artikel 12:      Intellectuele eigendomsrechten
Artikel 13:      Toepasselijk Recht

Algemene voorwaarden dienstverlenende ondernemingen:

Artikel 1:        Definities
Artikel 2:        Toepasselijkheid
Artikel 3:        Offertes
Artikel 4:        Aanvang en duur van de overeenkomst
Artikel 5:        Honorarium
Artikel 6:        Uitvoering opdracht
Artikel 7:        Geheimhouding en exclusiviteit
Artikel 8:        Reclame
Artikel 9:        Aansprakelijkheid
Artikel 10:      Opzegging
Artikel 11:      Betaling
Artikel 12:      Overmacht
Artikel 13:      Intellectuele eigendomsrechten
Artikel 14:      Toepasselijk Recht

Definities

Net als in een contract of overeenkomst begin je met het toelichten van de definities die worden gebruikt in de algemene voorwaarden. Hierin staat o.a. wat wordt verstaan onder een klant/opdrachtgever, de leverancier/opdrachtnemer en werkzaamheden/producten. Je krijgt bijvoorbeeld:

1.    Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden;

2.    Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging;

3.    Bescheiden: alle door opdrachtgever aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers, alsmede alle in het kader van de uitvoering van de opdracht door opdrachtnemer vervaardigde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers.

Hierin beschrijf je dus de belangrijkste definities die worden gebruikt in de algemene voorwaarden en die nadere toelichting behoeven.

Toepasselijkheid

In dit artikel geef je aan wanneer de algemene voorwaarden van toepassing zijn, dit wil je zo breed mogelijk formuleren, omdat de voorwaarden dan in vrijwel alle gevallen van toepassing zijn. Je krijgt bijvoorbeeld:

1.    Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten welke door opdrachtnemer binnen het kader van de uitvoering van de werkzaamheden worden aangegaan. Wijzigingen in deze voorwaarden dienen door opdrachtnemer uitdrukkelijk en schriftelijk te worden bevestigd.

2.    Aan de algemene voorwaarden van opdrachtgever komt voor de met opdrachtnemer aangegane overeenkomsten slechts werking toe voor zover deze niet in strijd zijn met de onderhavige voorwaarden. Bij twijfel over de vraag of zodanige strijdigheid aanwezig is, prevaleren de algemene voorwaarden van opdrachtnemer.

In het eerste subartikel staat dus dat de voorwaarden op alle overeenkomsten van toepassing zijn, dus voor alle partijen waarmee je zaken doet gelden deze voorwaarden. In het tweede subartikel geef je aan dat, wanneer bijvoorbeeld een klant zelf ook algemene voorwaarden heeft, jouw voorwaarden voorgaan. De opdrachtnemer ben je zelf, omdat jij in opdracht van een opdrachtgever een dienst uitvoert en hier voor betaald krijgt.

Offertes

Hierin geef je de geldigheid van jouw offertes weer, zowel bij handel als dienstverlening zul je in sommige gevallen offertes moeten maken voor klanten. Volgens de wet is een offerte een aanbod waar de aanvrager degene die het aanbod doet aan mag houden. Dit betekent dus als ik een offerte uitbreng voor € 1.000 voor een bepaalde dienst dan mag de klant mij hier aan houden.

Als ik twee week later bedenk dat ik het eigenlijk toch niet wil doen of voor een ander bedrag dan € 1.000 dan mag ik dit niet meer wijzigen. Dit geldt overal, zodra je een aanbod doet en de tegenpartij gaat op dit aanbod in dan ben je verplicht jouw aanbod na te komen.

Dit heeft dus een risico voor degene die een offerte uitbrengt, stel dat je net bent begonnen en je geeft iemand een offerte voor een project waar je 3 maand fulltime mee bezig zult zijn. Er gebeurt een tijdje niets en een jaar later belt de klant en zegt dat hij/zij wil ingaan op de offerte. Het kan zijn dat jij op dat moment helemaal geen tijd hebt om 3 maanden fulltime bezig te gaan, of dat je inmiddels je prijzen hebt verhoogt. In dat geval wil je onder die offerte uit kunnen.

Dit kan door dit in je algemene voorwaarden op te nemen. Je zet er een termijn in dat een offerte geldig is, dus bijvoorbeeld 30 dagen. Dan weet je zeker dat je risico nooit langer dan een maand duurt. Ook kun je er inzetten dat offertes niet bindend zijn, zodat je er altijd nog onderuit kunt. Je krijgt bijvoorbeeld:

1.    Al onze offertes dienen te worden aangemerkt als uitnodigingen aan de potentiële koper tot het doen van een aanbod. Zij binden ons derhalve op geen enkele wijze, tenzij in de offerte zelf uitdrukkelijk en ondubbelzinnig (schriftelijk) het tegendeel is bepaald. De aan ons gegeven order geldt als aanbod, welke eerst na schriftelijke bevestiging onzerzijds (de zogenaamde orderbevestiging) geacht wordt door ons te zijn aanvaard.

2.    Door ons afgegeven offertes zijn maximaal 30 dagen geldig, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

Als je dit in je algemene voorwaarden zet weet je zeker dat je geen producten en/of diensten hoeft te leveren die je niet, of tegen een andere prijs wilt leveren. Ook als je bijvoorbeeld een rekenfout in de offerte hebt gemaakt kun je dit achteraf nog aanpassen.

Totstandkoming overeenkomst/ Aanvang en duur overeenkomst

Er zijn veel manieren waarop een overeenkomst tot stand kan komen, dit kan schriftelijk via een brief, via email of mondeling via een gesprek of via de telefoon.

Zodra een overeenkomst tot stand is gekomen zijn alle betrokken partijen verplicht zich aan de overeenkomst te houden. Je wilt dus niet opeens een overeenkomst hebben gesloten zonder dat je dit zelf door hebt, dit lijkt raar, maar het gebeurt regelmatig dat mensen zonder dat ze het zelf doorhebben een overeenkomst aangaan.

Een overeenkomst hoeft niet op papier te staan, een mondelinge overeenkomst is ook geldig. Ook kun je een overeenkomst aangaan door een actie te ondernemen. In supermarkt ga je een overeenkomst aan, jij krijgt producten en in ruil daarvoor betaal je de winkel.

Door je producten op de band bij de kassa te leggen ga je de overeenkomst aan, deze overkomst wordt dus niet letterlijk uitgesproken of op papier gezet, maar ontstaat doordat je een bepaalde actie onderneemt. Hierbij ga je ook automatisch akkoord met de algemene voorwaarden van de winkel, waar o.a. instaat dat er beperkte mogelijkheden zijn om producten terug te brengen.

Een voorbeeld van dit artikel is als volgt:

1.    Een overeenkomst met ons komt eerst tot stand wanneer wij een aan ons gegeven order schriftelijk, dan wel via email hebben aanvaard. Een overeenkomst wordt geacht tot stand te zijn gekomen op het moment waarop wij de orderbevestiging verzenden.

2.    De door ons aan de koper verzonden orderbevestiging wordt geacht de inhoud van de gesloten overeenkomst volledig en juist weer te geven. De koper wordt geacht met de inhoud van onze orderbevestiging in te stemmen, tenzij hij binnen 8 dagen na dagtekening van onze orderbevestiging schriftelijk aan ons te kennen geeft dat hij zich niet met de inhoud kan verenigen.

3.    Eventuele aanvullende afspraken en/of toezeggingen gemaakt en/of gedaan door onze medewerkers, of namens ons gemaakt en/of gedaan door andere personen die als vertegenwoordiger optreden, binden ons alleen indien deze afspraken en/of toezeggingen door onze tot vertegenwoordiging bevoegde bestuurder(s) schriftelijk zijn bevestigd.

Ook het laatste artikel is belangrijk als je personeel in dienst hebt, hiermee geef je aan dat overeenkomsten die zijn aangegaan door je personeel niet per definitie rechtsgeldig zijn. Op deze manier weet de klant ook dat hij moet vragen naar de handtekening van een bevoegd persoon, doet hij dit niet dan heeft hij een probleem indien er een conflict ontstaat.

Prijzen / honorarium

In dit artikel zet je een aantal zaken met betrekking tot de prijzen en mogelijke prijswijzigingen. Belangrijk is hier in te zetten dat je prijzen exclusief omzetbelasting (btw) zijn.

Mocht je ooit vergeten de btw te vermelden in een offerte of overeenkomst dan kun je dit er later alsnog bij op zetten. Als je op een overeenkomst zet dat een bedrag inclusief btw is dan kun je later niet zeggen dat dit exclusief was, het gaat er dus alleen om wat er gebeurt als de overeenkomst onduidelijk is.

Ook kun je vermelden dat wanneer zich voor de datum van levering prijsverhogingen voordoen je dit mag doorberekenen naar de klant. Je verlegt het risico voor prijswijzigingen daarmee dus naar de klant, dit kan niet in alle gevallen. Mocht je dit willen dan is het raadzaam dit ook nog in een contract met de klant op te nemen.

Een voorbeeld van dit artikel:

1.    Onze prijzen zijn exclusief omzetbelasting en tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen, exclusief verpakking, kosten voor vervoer en overige kosten.

2.    De in offertes, contracten en orderbevestigingen vermelde prijzen zijn gebaseerd op de ten tijde van totstandkoming van de overeenkomst geldende kostenfactoren, zoals valutakoersen, fabrikantenprijzen, grondstof- en materiaalprijzen, loon- en transportkosten, verzekeringspremies, belastingen, invoerrechten en andere heffingen van overheidswege.

3.    Wij behouden ons het recht voor om, indien na de datum waarop de overeenkomst tot stand is gekomen, maar voor de dag van levering, verhogingen in één of meer van de kostenfactoren optreden, deze verhogingen aan de koper in rekening te brengen. Voorts hebben wij het recht om in een dergelijk geval de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbonden te verklaren zonder dat rechtelijke tussenkomst vereist is.

Dit laatste recht komt ook aan de koper, echter slechts indien wij ons binnen 3 maanden na het sluiten van de overeenkomst op het standpunt stellen dat uit veranderingen in de kosten een verhoging van de in de opdrachtbevestiging genoemde prijs voortvloeit. Indien de koper van dit recht gebruik maakt, dient hij binnen 5 dagen na ontvangst van de desbetreffende mededeling van ons bij aangetekende brief de ontbinding in te roepen.

Leveringstermijnen

In dit artikel geef je de voorwaarden voor levering van goederen aan. Belangrijk is bijvoorbeeld dat je erin zet dat leveringstermijnen die je toezegt indicatief zijn. Als je bijvoorbeeld op je website zet “levering binnen 2 werkdagen” kan het voorkomen dat dit een keer niet lukt.

Als je in je algemene voorwaarden zet dat dit indicatief is kan het eventueel iets langer duren en geef je de klant niet automatisch de optie de aankoop te annuleren omdat jij je niet aan de afspraken hebt gehouden.

Ook zet je hierin hoe je met leveringen in het buitenland en leveringen in gedeeltes omgaat. Ook geef je aan dat de leveringstermijn afhankelijk is van de betaling van de klant.

Als je hebt afgesproken dat je binnen een week levert en dat de klant vooruit moet betalen, dan wil je het recht behouden om niet te leveren als na een week de klant nog niet heeft betaald. Het artikel ziet er bijvoorbeeld zo uit:

1.    De door ons opgegeven levertijden gaan in op de dag waarop de overeenkomst tot stand is gekomen, mits alle gegevens die wij voor de uitvoering van de order nodig hebben in ons bezit zijn. De door ons opgegeven levertijden zullen nimmer zijn te beschouwen als fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen in de individuele overeenkomst. Bij niet tijdige levering dienen wij derhalve schriftelijk in gebreke te worden gesteld. Ingeval - in afwijking van het bovenstaande - in de individuele overeenkomst uitdrukkelijk een boete op overschrijding van de levertijd is overeengekomen, is deze niet verschuldigd indien de overschrijding van de levertijd het gevolg is van de in artikel 12 van deze algemene voorwaarden genoemde gevallen van overmacht.

2.    Tenzij uit de orderbevestiging het tegendeel blijkt, geschiedt de levering van zaken op kosten van leverancier, wanneer het factuurbedrag meer dan € 500, zegge: vijfhonderd euro bedraagt. Verder reizen de zaken voor rekening en risico van de koper. Bij afleveringen op een adres buiten Nederland zijn de kosten met betrekking tot de levering voor rekening van de koper, ook hier vindt verzending plaats voor risico van de koper.

3.    Tenzij kopers zelf voor expediteur zorgen worden de zaken door ons verzonden op de naar ons oordeel gunstige wijze met door ons te kiezen expediteurs voor rekening en risico van de koper.

4.    Verzoekt een koper om de levering van zaken op een andere dan de gebruikelijke wijze te doen plaatsvinden, dan kunnen wij de hieraan verbonden kosten aan de koper in rekening brengen.

5.    Indien de levering in gedeelten geschiedt, hebben wij het recht iedere levering als een afzonderlijke transactie te beschouwen.

6.    De koper is gehouden het gekochte binnen de overeengekomen tijd af te nemen. Bij gebreke daarvan zijn wij gerechtigd op - zulks te onzer keuze - op grond van het bepaalde in artikel 6:60 Burgerlijk Wetboek te vorderen dat de bevoegde rechter ons van onze verbintenis tot levering van de overeengekomen zaken zal bevrijden, danwel om zonder voorafgaande ingebrekestelling betaling van koopprijs van het niet afgenomen gedeelte te vorderen.

7.    Indien de koper niet aan zijn betalingsverplichting voldoet, zijn wij gerechtigd de overeenkomst zonder rechtelijke tussenkomst ontbonden te verklaren.

Uitvoering opdracht

Dit artikel neem je op bij dienstverlening en hierin staat onder andere dat jij bepaald hoe je een opdracht uitvoert. Je wilt niet dat de opdrachtgever mag bepalen hoe jij je werk moet doen. Als je bijvoorbeeld een boekhoudkantoor hebt dan wil je niet dat de klant bepaald op welke wijze jij moet boekhouden, dit is immers je eigen vakgebied.

Ook kun je hierin zetten dat je werkzaamheden mag uitbesteden aan personeelsleden of externe partijen. Mocht je namelijk zelf niet aan het werk toekomen dan heb je de mogelijkheid toch aan je verplichtingen te voldoen door dit uit te besteden.

Een voorbeeld voor een administratiekantoor is het volgende:

Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de verleende opdracht wordt uitgevoerd. Opdrachtnemer zal zo mogelijk rekening houden met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van opdrachtgever omtrent de uitvoering van de opdracht.

Opdrachtnemer heeft het recht bepaalde werkzaamheden, zonder kennisgeving aan opdrachtgever, te laten verrichten door een door de opdrachtnemer aan te wijzen persoon of derde, indien zulks naar oordeel van opdrachtnemer wenselijk is met het oog op een voor partijen optimale uitvoering van de opdracht.

Opdrachtnemer voert de opdracht uit in overeenstemming met de toepasselijke gedrags- en beroepsregels.

Geheimhouding en exclusiviteit

Dit artikel neem je op bij dienstverlening waarbij je inzicht hebt in vertrouwelijke gegevens. Als je bijvoorbeeld bedrijfsconsultant bent geef je hierin aan dat je de informatie die je van de klant krijgt niet openbaar zult maken of op een andere manier zult gebruiken dan de bedoeling is.

Ook geef je aan dat je de gegevens wel mag gebruiken voor bijvoorbeeld statistische doeleinden. Dit artikel ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die hem door opdrachtgever ter beschikking is gesteld en de door verwerking daarvan verkregen resultaten. Deze geheimhouding geldt niet voor zover wettelijke- of beroepsregelingen opdrachtnemer een informatieplicht opleggen.

Opdrachtnemer is gerechtigd de na bewerking verkregen cijfermatige uitkomsten, mits die uitkomsten niet te herleiden zijn tot individuele opdrachtgevers, aan te wenden voor statistische of vergelijkende doeleinden.

Uitgezonderd het bepaalde in het vorige lid, is opdrachtnemer niet gerechtigd de informatie die hem door opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen.

Reclame

Dit artikel beschrijft de gang van zaken op het moment dat de klant niet tevreden is. Hierin geef je aan hoe de klant dit kenbaar moet maken en binnen welke termijn. Ook geef je aan welke gebreken onder deze regeling vallen en welke niet. Dit geldt zowel voor diensten als producten, een voorbeeld hiervan is:

De koper staat in voor de juistheid en de volledigheid van en is verantwoordelijk voor de gegevens die hij ons verstrekt heeft. De door ons geleverde zaken mogen van de omschrijving in de order afwijken indien en voor zover het gaat om kleine en/of ondergeschikte wijzigingen.

Klachten van de koper, die betrekking hebben op gebreken aan zaken die uiterlijk waarneembaar zijn, moeten door de koper binnen 8 dagen na levering (of binnen 8 dagen na factuurdatum, indien de zaken niet aan de koper (konden) worden geleverd, aan ons ter kennis worden gebracht. Dit dient te geschieden per aangetekende brief met daarin een duidelijke nauwkeurige omschrijving van de klacht en onder opgave van de factuur, waarmee de betreffende zaken zijn gefactureerd. Koper dient een zorgvuldige en tijdige controle te verrichten.
Gebreken die ten tijde van de levering niet uiterlijk waarneembaar waren, noch bij een zorgvuldige en tijdige controle konden blijken, moeten door de koper binnen 8 dagen na het aan het licht treden van deze gebreken aan ons ter kennis worden gebracht op de wijze als vermeld in lid 2.

Ieder vorderingsrecht van de koper jegens ons betrekking hebbend op gebreken in de door ons geleverde zaken, vervalt indien:

a. de gebreken niet binnen lid 2 en 3 hiervoor gestelde termijnen en/of niet op de daar aangegeven wijze aan ons ter kennis zijn gebracht;

b. de koper ons geen/onvoldoende medewerking verleent terzake een onderzoek naar de gegrondheid van de klachten;

c. de koper de zaken niet op de juiste wijze heeft opgesteld, behandeld, gebruikt, bewaard, of onderhouden of hij de zaken heeft gebruikt of behandeld onder omstandigheden of voor doeleinden anders dan door ons voorzien;

d. de toepassing van het gebruik van de zaken met betrekking tot welke de klachten zijn geuit door de koper wordt voortgezet;

e. de in de individuele overeenkomst genoemde garantietermijn is verstreken of, indien zo'n termijn ontbreekt, de klachten eerst worden geuit nadat een periode van meer dan 12 maanden sedert de levertijd is verstreken.

Hiermee voorkom je dus bijvoorbeeld dat klanten na een paar maand nog aangeven dat ze een defect product hebben ontvangen of niet tevreden zijn over de dienstverlening.

Aansprakelijkheid

Bij wie de aansprakelijkheid voor bepaalde zaken ligt is erg belangrijk. Stel bijvoorbeeld dat jij onderdelen levert voor de machines in een fabriek en doordat één van de door jou geleverde onderdelen stuk gaat ligt de fabriek een week stil. Je wilt niet het risico lopen dat jij dan aansprakelijk bent voor de productieschade. Dit moet je dus ook afdekken in je algemene voorwaarden, vaak staat dit ook nog eens in de contracten.

Ook bij advisering wil je niet dat jij aansprakelijk bent voor adviezen die verkeerd uitpakken. Als jij een bedrijf adviseert om een bepaalde markt te betreden en dit blijkt tegen te vallen dan wil je niet dat de verliezen worden doorberekend aan jou.

Het uitgangspunt bij dit artikel is dat je alleen aansprakelijk wilt zijn voor zaken waar je zelf invloed op hebt en die direct samenhangen met jouw producten en/of diensten.

Dus nooit gevolgschade, omzetschade en gederfde inkomsten(gemiste inkomsten). Dit dek je af met bijvoorbeeld het volgende artikel:

1.    Voor alle directe schade van opdrachtgever, op enigerlei wijze verband houdend met, dan wel veroorzaakt door niet-, niet tijdige of niet behoorlijke uitvoering van de opdracht, is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer beperkt tot het bedrag waarvoor opdrachtnemer zich met betrekking tot de niet-, niet tijdige of niet behoorlijke nakoming daarvan heeft verzekerd, dan wel indien opdrachtnemer geen beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft gesloten, tot een bedrag waarvoor opdrachtnemer met een praktijk als onderhavige opdrachtnemer zich pleegt te verzekeren.

2.    Voor alle indirecte schade, waaronder mede begrepen stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van opdrachtgever, op enigerlei wijze verband houdend met, dan wel veroorzaakt door een fout in de uitvoering van de werkzaamheden door opdrachtnemer, is deze nimmer aansprakelijk.

3.    Opdrachtnemer heeft te allen tijde het recht, indien en voor zover mogelijk, de schade van opdrachtgever ongedaan te maken.

4.    Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens opdrachtgever, opdrachtnemer of derden.

5.    Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden welke direct of indirect, middellijk of onmiddellijk met de uitvoering van de overeenkomst samenhangen.

Eigendomsvoorbehoud en zekerheid

Dit artikel is om ervoor te zorgen dat producten jouw eigendom blijven totdat ze zijn betaald. Ook als de betaling achteraf geschiedt wil je niet dat het eigendom overgaat naar de koper voor de betaling is voldaan. Dit staat los van de levering, de klant kan een product in z’n bezit hebben dat juridisch nog eigendom is van de leverancier.

Daarnaast kun je ook aangeven dat de klant verantwoordelijk is voor het product zolang hij/zij deze in beheer heeft. Stel bijvoorbeeld dat je een TV levert op afbetaling, de klant heeft de TV dus al in huis en hij is nog niet betaald. Vervolgens gaat de TV verloren tijdens een brand in huis, dit zal de brandverzekering waarschijnlijk niet dekken, aangezien de TV geen eigendom was van de klant, maar van de leverancier.

Je kunt van de klant eisen dat hij/zij dit meeverzekerd zolang de TV niet is afbetaald, zodat jij je geld wel krijgt.

Voor een handelsonderneming ziet het eigendomsvoorbehoud er bijvoorbeeld zo uit:

1.    Door ons geleverde zaken blijven ons eigendom tot aan het moment van volledige betaling van al hetgeen de koper uit hoofde van, samenhangende met of voortvloeiende uit de door ons geleverde zaken aan ons verschuldigd is. Indien wij zulks nodig oordelen hebben wij het recht van de koper zekerheid ten aanzien van de nakoming zijn verplichtingen te eisen.

2.    De koper heeft niet het recht de niet betaalde zaken in pand te geven daarop bezitloos pandrecht te vestigen of enig ander zakelijk of persoonlijk recht ten behoeve van een derde daarop te vestigen.

3.    Het is de koper uitdrukkelijk niet toegestaan de zaken aan derden te verkopen.

4.    Wij zijn te allen tijde gerechtigd de zaken die zich onder de koper (of derden) bevinden, maar ons in eigendom toebehoren, onder ons te nemen, zodra wij in redelijkheid kunnen aannemen dat de reële kans bestaat dat de koper niet aan zijn verplichtingen zal voldoen. Het voorgaande laat onverlet de rechten zoals die voor ons voortvloeien uit het gemene recht: met name behouden wij ook het recht de koper na het onder ons nemen van de zaken tot schadevergoeding aan te spreken.

5.    De koper is verplicht het risico van brand en diefstal ten aanzien van de niet betaalde zaken te verzekeren en op ons verzoek deze verzekering aan te tonen.

Opzegging

Dit artikel is voornamelijk voor dienstverlenende bedrijven van belang, je wilt namelijk niet onbeperkt vastzitten aan een overeenkomst voor onbepaalde tijd. In dit artikel geef je aan onder welke voorwaarde de opdrachtgever en opdrachtnemer mogen opzeggen.

Je moet wel zorgen dat je bij opzegging door de klant de reeds uitgevoerde werkzaamheden wel mag factureren. Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit:

1.    Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen te allen tijde de overeenkomst opzeggen. Indien de overeenkomst eindigt voordat de opdracht is voltooid, is het bepaalde onder honorarium van toepassing.

2.    Opzegging dient schriftelijk aan de wederpartij te worden medegedeeld.

3.    Indien en voor zover opdrachtnemer de overeenkomst door opzegging beëindigt is hij gehouden opdrachtgever gemotiveerd mede te delen welke redenen ten grondslag liggen aan de opzegging en al datgene te doen wat de omstandigheden in het belang van de wederpartij eisen.

Betaling

Het artikel over betaling is één van de belangrijkste artikelen in de algemene voorwaarden. Het meest voorkomende conflict is namelijk dat de klant niet betaalt, zonder dat hij of zij daar een geldige reden voor heeft. In dit artikel geef je aan wat er gebeurt als iemand niet betaalt en dat je bijvoorbeeld de incassokosten doorberekent aan de klant. Als je dit niet van tevoren kenbaar maakt aan de klant dan mag je deze kosten niet doorberekenen.

Je zet in dit artikel ook de manier waarop je factureert, het komt steeds vaker voor dat via email een factuur in pdf wordt verzonden. Dit mag alleen als je dit ook aangeeft in je algemene voorwaarden, zodat de klant hier van tevoren van op de hoogte is of had kunnen zijn. Een voorbeeld van betalingsvoorwaarden is het volgende:

1.    Betaling van het factuurbedrag door opdrachtgever dient te geschieden binnen 30 dagen na de factuurdatum, in Nederlandse valuta, ten kantore van opdrachtnemer of door middel van storting ten gunste van een door deze aan te wijzen bankrekening en voor zover de betaling betrekking heeft op werkzaamheden, zonder enig recht op korting of schuldvergelijking.

2.    Indien opdrachtgever niet binnen de hiervoor genoemde termijn, dan wel niet binnen de nader overeengekomen termijn heeft betaald, is hij van rechtswege in verzuim en heeft opdrachtnemer, zonder nadere sommatie of ingebrekestelling, het recht vanaf de vervaldag opdrachtgever de wettelijke rente in rekening te brengen tot op de datum van algehele voldoening, een en ander onverminderd de verdere rechten welke opdrachtnemer heeft.

3.    Alle kosten, ontstaan ten gevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke incassering van de vordering, zijn voor rekening van opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten zijn vastgesteld op ten minste 15 % van het te vorderen bedrag.

4.    In geval van een gezamenlijk gegeven opdracht zijn opdrachtgevers, voorzover de werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke opdrachtgevers zijn verricht, hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van het factuurbedrag.

Als je nu bij wanbetalers een incassobureau wilt inschakelen dan zijn de kosten daarvan voor rekening van de klant.

Overmacht

Dit artikel geeft aan dat je niet aansprakelijk bent voor problemen die ontstaan als gevolg van overmacht. Overmacht zijn situaties waar je zelf geen invloed op uit kunt oefenen, zoals natuurrampen, nieuwe wetgeving of gebrek aan grondstoffen.

Stel bijvoorbeeld dat je een hostingbedrijf (bedrijf die websites in beheer heeft) hebt en het internet valt uit waardoor de sites van je klanten offline zijn dan is dat geen overmacht. Je had namelijk zelf een back-up internet verbinding kunnen regelen, omdat je weet dat het mogelijk is dat internet een keer uitvalt.

De tekst in dit artikel kan er als volgt uitzien:

Onder overmacht dient te worden verstaan, elke omstandigheid buiten onze macht die van dien aard is dat naleving van de overeenkomst in redelijkheid niet van ons kan worden gevergd (niet toerekenbare tekortkomingen in de nakoming).

Onder overmacht wordt mede verstaan: oorlog, onlusten en vijandelijkheden van welke aard ook, blokkade, boycot, natuurrampen, epidemieën, gebrek aan grondstoffen, verhindering en onderbreking van de transportmogelijkheden, storingen in ons bedrijf, in- en uitvoerbeperkingen of -verboden, belemmeringen veroorzaakt door maatregelen, wetten of bestluiten van internationale, nationale en regionale (overheids-) instanties.

Indien wij door overmacht onze leveringsplicht niet, niet behoorlijk of niet tijdig kunnen nakomen zijn wij gerechtigd de overeenkomst of het nog niet uitgevoerde gedeelte als ontbonden te beschouwen, dan wel voor bepaalde of onbepaalde tijd op te schorten, zulks te onzer keuze. Ingeval van overmacht kan de koper ons niet tot schadevergoeding aanspreken.

Intellectuele eigendomsrechten

Dit is vooral belangrijk wanneer je kennis levert, zoals cursussen, cd’s, dvd’s of wanneer je advies geeft. Je geeft in dit artikel aan dat het eigendom van de kennis altijd bij jou als leverancier blijft liggen. Op deze manier kunnen klanten niet jouw kennis kopiëren en doorverkopen. Dit zet je over het algemeen ook op de betreffende documenten en cd’s en dvd’s. De tekst kan er als volgt uitzien:

1.    Alle rechten van intellectuele eigendom die rusten op of verbonden zijn met de diensten en producten en op alle in verband daarmee door of namens leverancier of derden uitgegeven folders/brochures, CD-roms, andere kennisdragers en overige zaken die met copyright beschermde gegevens bevatten berusten uitsluitend bij respectievelijke leverancier of de betreffende derden.

2.    Alle van of namens leverancier of derden verkregen informatie en (werk)materiaal is uitsluitend bedoeld voor eigen gebruik van de klant of zijn organisatie.

3.    Het is de deelnemer niet toegestaan de verkregen informatie/materiaal hierbuiten op enigerlei wijze geheel of ten dele te verveelvoudigen of openbaar te maken, behoudens na voorafgaande schriftelijke toestemming van de eigenaar. De overeenkomst met de klant strekt op geen enkele wijze tot overdracht van enig recht van intellectuele eigendom door of namens leverancier of derden aangeboden informatie, noch tot enig licentierecht, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.

Toepasselijk Recht

Het toepasselijk recht is altijd het laatste artikel, waarin je aangeeft welk recht van toepassing is binnen je bedrijf. In Nederland is dit het Nederlands recht. Wanneer je dus zaken doet met het buitenland en er ontstaat een juridisch conflict dan wordt dit in een Nederlandse rechtszaak behandeld en niet in het buitenland. Dit artikel kan vrij kort geformuleerd worden: Op de door ons gedane offertes en op alle door ons aangegane overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Dit zijn dus de algemene artikelen die in de meeste algemene voorwaarden voorkomen, elk bedrijf is echter anders en voor de meeste bedrijven zullen er artikelen moeten worden toegevoegd en/of weggelaten. Zorg dus altijd dat je de algemene voorwaarden specifiek voor jouw bedrijf opstelt en niet de voorwaarden van iemand anders overneemt zonder ze aan te passen.

Opstellen van algemene voorwaarden

Het opstellen van algemene voorwaarden kun je zelf doen of uitbesteden aan iemand die daar verstand van heeft. Als je zelf juridisch niet sterk bent is het aan te raden hier in elk geval iemand naar te laten kijken met verstand van zaken. De algemene voorwaarden zijn bedoeld om risico’s af te dekken, je moet dus juist niet extra risico gaan toevoegen door zelf voorwaarden te maken die niet goed in elkaar zitten.

Als je werkt met een incassobureau dan kun je in de meeste gevallen hun juristen vragen de voorwaarden te beoordelen. Dit kan meestal gratis, omdat goede voorwaarden ook in het voordeel van het incassobureau zijn. Zij hebben dan namelijk een betere positie als zij het geld van jouw klanten moeten invorderen en eventueel een rechtszaak moeten gaan voeren.

Waar je ook rekening mee moet houden is dat alles wat in de voorwaarden staat wel redelijk moet zijn, je mag er dus geen onredelijke zaken inzetten. Ook staat de wet boven de voorwaarden, je mag er dus geen zaken inzetten die in strijd met de wet zijn. Als jij zegt dat een klant nooit het recht heeft een defect product terug te sturen en de wet zegt dat je dit moet accepteren als leverancier dan gaat de wet dus voor.

Zorg er dus voor dat je algemene voorwaarden goed in elkaar zitten, juridisch correct zijn en zijn toegespitst op jouw specifieke bedrijf.

Kenbaar maken van de algemene voorwaarden

Net zo belangrijk als het opstellen van goede voorwaarden is het kenbaar maken van de voorwaarden aan de partijen waarmee je zaken doet. Je kunt nog zulke goede voorwaarden hebben gemaakt, als je ze niet op de juiste manier kenbaar maakt zijn ze niet geldig en heb je er dus nog niks aan.

Er is een mogelijkheid de algemene voorwaarden te deponeren bij de kamer van koophandel, dit is niet verplicht, maar wel verstandig. Op deze manier bestaat er nooit twijfel over de inhoud van de voorwaarden, aangezien deze bij een onafhankelijke partij liggen en daar niet aangepast kunnen worden zonder dat dit geregistreerd wordt. Alleen het deponeren van je algemene voorwaarden is nog niet genoeg.

Je moet de klant de mogelijkheid geven om zonder veel moeite te doen de voorwaarden te kunnen lezen, hij moet hier voordat de overeenkomst tot stand komt kennis van kunnen nemen. Je moet het dus ofwel op papier opsturen of meegeven voordat de koop is gesloten. Bij verkopen via internet moeten de voorwaarden te downloaden zijn, zodat de klant deze kan opslaan op zijn/haar pc. Dit moet onderdeel zijn van het aankoop proces, je mag ze dus niet ergens “verstopt” op je site hebben staan. Zorg er dus voor dat de klant eenvoudig over de voorwaarden kan beschikken, dit voorkomt discussies achteraf.