Op welke kosten mag je BTW terugvragen?

Als je ondernemer bent draag je BTW af over de omzet en mag je BTW terugvragen over de zakelijke kosten die je maakt. Bij kosten is het vaak de vraag welke kosten je wel en niet mee mag nemen…

Heb je bijvoorbeeld een mobiele telefoon die je privé en zakelijk gebruikt, mag je de BTW dan wel of niet terugvragen?

Deze vraag speelt bij een heleboel kostenposten, met name kleine ondernemers die vanuit thuis werken hebben veel “gemengde kosten”, dit zijn kosten die deels privé en deels zakelijk zijn.

Welke BTW mag je niet terugvragen?

Je wilt zoveel mogelijk kosten meenemen, dit is namelijk geld dat je terugkrijgt, maar ook weer niet teveel. Het terugvragen van BTW op privékosten mag niet, als je dit wel doet dan is er de kans dat je dit achteraf moet terugbetalen of nog erger, een boete krijgt van de belastingdienst.

Vooral als kosten overduidelijk privé zijn riskeer je een boete, omdat je als ondernemer hoort te weten dat dit niet de bedoeling is.

Voor het terugvragen van BTW, ook wel voorbelasting genoemd, gelden een aantal specifieke regels.

De volgende BTW mag je niet terugvragen: 

• BTW over privé-uitgaven, als iets 100% voor privégebruik is mag je geen BTW terugvragen, als iets deels zakelijk en deels privé is dan mag je ook maar een gedeelte van de BTW terugvragen
• BTW over uitgaven die samenhangen met vrijgestelde omzet, als je bijvoorbeeld gecertificeerde opleidingen aanbiedt dan draag je daar 0% BTW over af, dit betekent dat je de BTW op bijvoorbeeld de zaalhuur ook niet mag aftrekken
• BTW op eten en drinken in de horeca, hier staat wel BTW op de bon, maar deze mag je niet aftrekken
• BTW op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen
• Buitenlandse BTW, als je als ondernemer iets bestelt in het buitenland moet je aan de leverancier een factuur vragen die vrijgesteld is van BTW. Staat er toch BTW op de factuur dan mag je deze niet terugvragen bij de Nederlandse belastingdienst

BTW die je niet mag aftrekken kun je als kosten opvoeren, stel je mag de BTW op zaalhuur niet aftrekken, je huurt voor € 1.000 excl. BTW een zaal, je betaalt dus € 1.210 incl. BTW en neemt deze € 1.210 op als kosten. Als je de BTW wel terug mag vragen dan neem je slechts € 1.000 op als kosten.

Welke BTW mag je wel terugvragen?

In beginsel geldt dat je de BTW mag terugvragen over kosten die je zakelijk mag meenemen. De BTW voor zakelijke uitgaven/kosten mag je aftrekken, op voorwaarde dat je een juiste BTW bon of factuur hebt, zonder bon/factuur mag je geen BTW aftrekken ook al zijn de kosten zakelijk.

Voorbeelden van BTW die je wel mag terugvragen, maar vaak vergeten worden door ondernemers:

• De BTW op de kosten voor je mobiele telefoon
• Specifieke uitgaven voor een kantoor aan huis (aanschaf bureau, printer etc.)
• Boeken, literatuur met een zakelijk karakter
• Zakelijke cursussen die niet zijn vrijgesteld van de BTW

Hoe vraag je BTW terug?

Als ondernemer moet je periodiek een aangifte omzetbelasting (BTW) doen, meestal is dit per kwartaal, maar het kan afhankelijk van de grootte van je onderneming ook per jaar of per maand.

In deze aangifte geef je de BTW op over de omzet en de BTW over kosten trek je er vanaf, het bedrag dat overblijft moet je overmaken naar de belastingdienst.

Stel dat het bedrag dat je kunt terugvragen hoger is dan het bedrag dat je moet afdragen dan komt er een negatief bedrag uit de aangifte en dan krijg je geld terug van de belastingdienst.