Aandachtspunten bij het aannemen van personeel?

Regelgeving

Vaak wordt gedacht dat je bij het aannemen van personeel meteen een berg aan administratieve lasten krijgt, dit valt in de praktijk mee.

Als je de salarisadministratie uitbesteedt hoef je alleen maar een urenadministratie bij te houden. Je moet namelijk wel bijhouden hoeveel uren iemand heeft gewerkt, hoeveel vrije dagen iemand heeft opgenomen, hoeveel dagen iemand ziek is geweest, etc.  Je krijgt van het bedrijf dat je salarisadministratie doet een overzicht van de gegevens die je moet aanleveren. Dit bedrijf zorgt er vervolgens voor dat je het correcte bedrag aan belasting betaalt en dat de medewerkers netjes hun salarisspecificaties krijgen.

Wat verder belangrijk is qua regelgeving is dat je een personeelsdossier hebt met per medewerker de volgende stukken:

• Arbeidsovereenkomst getekend door zowel werkgever als werknemer;
• Kopie van een identiteitsbewijs van de medewerker;
• Door de medewerker ingevulde loonheffingsverklaring, hierop geeft de medewerker aan of de loonheffingskorting moet worden toegepast of dat hij dit al ergens anders gebruikt (kan voorkomen wanneer iemand twee werkgevers heeft)

Let op, er staan hoge boetes op het niet beschikbaar hebben van een kopie van het identiteitsbewijs. Dit is om zwartwerken en inzet van “illegalen” tegen te gaan, als er een controle komt dan moet je kunnen bewijzen dat de personen die op dat moment werken ook op de loonlijst staan en eventueel een werkvergunning hebben. Naast deze administratieve regelgeving heb je ook nog de ARBO wet, waarin de richtlijnen met betrekking tot arbeidsomstandigheden worden beschreven. Bij grote ondernemingen speelt dit een belangrijke rol, bij middelgrote of kleine ondernemingen nauwelijks.

Je moet medewerkers een werkplek geven die aan bepaalde eisen voldoet, zoals inval van daglicht. Als een medewerker een bureau met een computer heeft in een kantoor met een raam dan ben je al een heel eind. Je moet op een normale manier kunnen werken zonder klachten te krijgen, maar dit is natuurlijk ook in het voordeel van de werkgever, je wilt niet dat je medewerkers een hoog ziekteverzuim hebben door slechte werkomstandigheden.

Als het gaat om wet- en regelgeving valt het dus allemaal heel erg mee, hoe groter je bedrijf wordt des te meer je te maken krijgt met wetten en regels. Voor een bedrijf met een paar man personeel mag de administratieve last geen reden zijn om niet uit te breiden.

Risico’s

Het grootste risico bij het aannemen van personeel is dat je er aan vast zit, dit kun je oplossen door te werken met jaarcontracten of oproepcontracten. Je gaat dan pas echt risico lopen na 2 jaar wanneer iemand een vast contract voor onbepaalde tijd heeft. Als iemand 2 jaar in dienst is weet je doorgaans wel wat je aan diegene hebt.

Mocht het slecht gaan met je bedrijf en je het personeel niet meer kunnen betalen dan mag je op grond daarvan personeelsleden ontslaan. Het is dus niet zo dat je bedrijf failliet gaat doordat je niet van je personeel af kunt.

Ook loop je een risico bij ziekte en arbeidsongeschiktheid, indien een medewerker arbeidsongeschikt wordt dan ben je als werkgever verplicht om salaris door te betalen voor een bepaalde periode. Dit risico kun je verzekeren met een ziekteverzuimverzekering, zodat je dit zelf niet hoeft te betalen indien een medewerker ziek of arbeidsongeschikt wordt. Verzekeraars werken doorgaans wel met een eigen risico, dus je betaalt als werkgever wel wat kosten in deze situatie.

Deze risico’s zijn belangrijk om over na te denken, laat je er echter niet teveel door afschrikken. Als je kijkt wat het aannemen van personeel voor je bedrijf kan betekenen in positieve zin weegt dit vaak wel op tegen de risico’s die ermee samenhangen.

Kansen

Elke ondernemer bereikt op een gegeven moment zijn/haar plafond qua uren. Je hebt een beperkte hoeveelheid tijd en op een gegeven moment wordt je bedrijf zo groot dat je niet meer de tijd hebt om alles te doen wat je eigenlijk zou willen doen. Door personeel aan te nemen of werkzaamheden te outsourcen kun je tijd vrijmaken, op deze manier kun je de groei in je bedrijf houden.

Als het je doel is om met je bedrijf zo groot mogelijk te groeien dan moet je vroeg of laat personeel gaan aannemen. Het kan ook zo zijn dat je tevreden bent met een bedrijf waarin je alles zelf kunt blijven doen, dat is een keuze die je maakt. Als je wel wilt blijven groeien laat je dan niet teveel afschrikken door administratieve lasten en regelgeving. Het is goed hier over na te denken en je hierin te verdiepen, maar het moet geen reden zijn om het toch maar niet te doen als het zakelijk gezien wel de juiste stap is.

Het vinden van goed personeel is lastig en je kunt van tevoren nooit zeggen of iemand goed is of niet. Als je een heel goed sollicitatiegesprek hebt met iemand zegt dat voornamelijk dat die persoon goed is in het voeren van sollicitatiegesprekken en niet per definitie dat hij/zij zijn werk ook goed zal doen. Door met stagiairs, proefperiodes en jaarcontracten te werken kun je iemand een bepaalde tijd aan het werk zien zonder er meteen aan vast te zitten.

Bij personeel geldt verder hetzelfde als wat bij medevennoten geldt, het is de menselijke natuur om samen te willen werken met mensen die hetzelfde in elkaar zitten als jijzelf. Het is vaak veel effectiever om samen te werken met iemand die juist heel anders in elkaar zit. Ben je zelf bijvoorbeeld creatief en chaotisch dan is het goed om iemand aan te nemen die overzichtelijk en gestructureerd kan werken. Tegenpolen werken vaak beter samen dan mensen die heel erg op elkaar lijken qua karakter.

Samenvattend: het is altijd goed om na te denken over of je wel of niet met personeel wilt werken, neem hier een weloverwogen beslissing over. Als je met personeel gaat werken moet je met een aantal zaken rekening houden. Laat je hier niet door afschrikken, maar zorg dat je je erin verdiept en dat je weet welke risico’s je loopt. Vooral de onzekerheid en gebrek aan kennis zijn vaak de voornaamste redenen om niet met personeel te werken, als je die onzekerheid wegneemt wordt de beslissing een stuk makkelijker om te nemen.