De werkkostenregeling: Weet jij hoe het zit?

Vraag jij je als ondernemer wel eens af:

Is er nog genoeg vrije ruimte om het kerstpakket belastingvrij aan mijn medewerkers te kunnen geven?

Nee? Je kunt dan verrast worden door een vervelende eindafrekening. Daarom is het nu, zo vlak voor de feestdagen, een goed moment om stil te staan bij de werkkostenregeling.

Wat is de werkkostenregeling eigenlijk?

De werkkostenregeling of in het kort WKR is al bijna twee jaar verplicht. Het vervangt een scala aan regelgeving rondom vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Het plaatste ze binnen een éénduidig werkbaar systeem. De werkkostenregeling is dus een versimpeling.

Geen loon, geen werkkostenregeling

Als we het over de werkkostenregeling hebben, dan hebben we het over loon. Geen loon, dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Maar wat valt er nou onder loon?
De Dikke Van Dale definieert loon als: een vergoeding voor werk. Het fiscale loonbegrip zegt: al hetgeen uit dienstbetrekking wordt genoten. Kortom:

Loon omvat veel meer dan salaris alleen!

Loon in natura zoals een (lease)auto of fiets van de zaak, de laptop en telefoon die je ter beschikking stelt, en zelfs het personeelsfeest vallen eronder.

De vrije ruimte

De vrije ruimte is wat je aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen jaarlijks te besteden hebt. De vrije ruimte is 1,2% van het totale fiscale loonsom. Deze fiscale loonsom is de som van alle brutobeloningen:

• Salaris
• Bonussen
• Eindejaarsuitkering
• Vakantietoeslag

Alles wat je in de vrije ruimte opneemt merk je aan als eindheffingsloon. Dat is het loon dat je als werkgever direct afrekent met de belastingdienst. Als je binnen deze vrije ruimte blijft, betaal je niks extra’s aan de belastingdienst. Over alles wat de vrije ruimte overschrijdt betaal je echter 80% eindheffing.

Hoe kun je belastingvrij je personeel belonen?

Gelukkig gaat niet alles regelrecht de vrije ruimte in. Je kunt binnen de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen bepaalde zaken belastingvrij aan je personeel te verstrekken.

Gerichte vrijstelling

Een welbekende gerichte vrijstelling is bijvoorbeeld de kilometervergoeding van €0,19 per kilometer. Deze mag je (net als bijvoorbeeld studiekosten) vrij aan je medewerkers te vergoeden. Een vaste vergoeding is ook mogelijk als je onderzoek hebt gedaan naar de werkelijke kosten. Als je meer vergoedt dan de werkelijke kosten, dan moet het bovenmatig deel aangewezen worden als:

• eindheffingsloon
• als loon van de werknemer
• en combinatie eindheffingsloon en loon van de werknemer

Nihilwaarderingen

Hierbij heb je te maken met loon in natura, zoals bijvoorbeeld:

• de voorzieningen op de werkplek
• de werkkleding
• ov-abonnement

Op de site van de Belastingdienst vind je overzichten van alle gerichte vrijstellingen en alle nihilwaarderingen. Je vindt er ook een handig samenvattend schema over de werkkostenregeling.

Jouw medewerkers zijn het grootste kapitaal van je onderneming. Je vindt het dus belangrijk ze goed te belonen voor het werk dat ze doen en in ze te investeren.
Je doet dat het liefst binnen de regels, maar natuurlijk wel zo voordelig mogelijk; daarvoor ben je ondernemer. Het loont daarom om te weten hoe het in jouw bedrijf is gesteld met de werkkostenregeling.

Hoeveel vrije ruimte heb jij nog te besteden?

Weet jij niet hoeveel vrije ruimte jouw onderneming jaarlijks te besteden heeft en/of welke kosten je daar precies binnen vallen? Voorkom een financiële tegenslag bij de eindafrekening en neem contact met ons op. We adviseren je graag over hoe je de werkkostenregeling voor jouw bedrijf kan laten werken. Wie weet heb je nog ruimte om jouw medewerkers dit jaar te belonen met een stijlvol kerstpakket of gezellig kerstdiner!