Welke reiskosten bereken jij aan je klant?

Voor de jaaraangifte zie ik veel administraties langskomen. In deze administraties zie ik regelmatig facturen aan klanten gericht waarbij een vergoeding voor reiskosten van €0,19 per km wordt berekend.

Nu mag je als ondernemer natuurlijk zelf overeenkomen met je opdrachtgever wat je aan kilometervergoeding doorbelast, maar kan ik het niet laten een vermoedelijk misverstand inzake dit onderwerp in het daglicht te zetten.

Wat mag je fiscaal in rekening brengen?

In de belastingwetgeving staat iets genoemd over het maximaal declareren van kilometervergoeding tussen jouw als privé persoon en je onderneming. Wanneer je een privé voertuig aan je zaak beschikbaar stelt, dan mag je van de Belastingdienst maximaal 19ct belastingvrij uit je zaak aan privé vergoeden.

Voor je onderneming zijn dit belastbare kosten en de ontvangsten in privé zijn vrijgesteld van belasting. Dit zorgt er dus voor dat je minder belasting hoeft af te dragen, dan wanneer je deze declaratie niet doet.

Welke reiskosten bereken jij aan je klant door?

Bovengenoemde situatie zegt echter niets over een declaratie tussen jouw onderneming en jouw klant. Hier zegt de belastingwetgeving ook niets over. Je mag dus met je klant iedere kilometervergoeding overeenkomen die je wilt.

De fiscus bemoeit zich hier dus niet mee. Voor de fiscus maakt het ook niet uit of je nu een factuur voor geleverde diensten stuurt of een kilometervergoeding. Beide zaken zijn “gewoon” belast. Hieronder een kort voorbeeld:

• vergoeding geleverde diensten: € 2.500
• kilometervergoeding (€ 0,60 per km): € 360
• totale vergoeding/omzet: € 2.860

Bovengenoemde omzet is ook voor de btw volledig belast. Dus ook hierin is er geen verschil tussen de kilometervergoeding en geleverde diensten.

Wat bereken je aan kilometervergoeding?

Je moet natuurlijk niets aan reiskosten doorberekenen, maar als je de kosten van het gebruik van je auto vergoed wilt hebben, dan kun je dit makkelijk berekenen. Alle kosten die je per jaar aan je auto hebt, deel je door het aantal kilometers dat je met deze auto per jaar rijdt. Bij deze kosten is het belangrijk dat je volledig bent. Denk hierbij aan:

• onderhoudskosten
• verzekering
• wegenbelasting
• brandstof
• afschrijvingskosten

De totale kosten deel je door het aantal kilometers dat je de auto in totaal op jaarbasis gebruikt. Hiermee kom je op de prijs per kilometer die je in rekening kunt brengen bij je klant. Ook heb ik een andere tip voor je.

• Ga naar autoweek.nl
• Selecteer jouw type auto en het bouwjaar of vul je kenteken in.
• In het volgende scherm vul je in:
  • de kilometerstand
  • het aantal te rijden kilometers per jaar
  • de gebruiksperiode (hoeveel maanden jij je huidige auto vanaf nu nog wilt blijven rijden) en
  • de provincie waarin je woont of je bedrijf gevestigd zit

Nadat je op ‘bereken’ klikt,   zie je in de opsomming van de kosten de kosten per kilometer staan. Deze laatste tip is natuurlijk niet exact wat jouw auto per kilometer kost, maar geeft wel een goeie indicatie.