Stressvrije boekhouding?
Direct Toegang
X
Stressvrije boekhouding?
50% Complete

Page content

Outsourcing Financiële Administratie

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun gehele financiële administratie buiten de deur te brengen. Niet alleen gaat de kwaliteit hierdoor vaak omhoog, maar de gemiddelde kosten gaan ook nog eens omlaag. De capaciteit is snel aan te passen wanneer het bedrijf groeit of krimpt.

Door de voortdurende ontwikkelingen op het gebied van automatisering neemt de omvang van administratieve afdelingen snel af. Waar voorheen sommige bedrijven nog 10 a 15 financieel medewerkers hadden, kunnen diezelfde bedrijven het nu met 2 a 3 medewerkers af. We zien ook een grote verschuiving van veel laag/gemiddeld opgeleide medewerkers naar een paar hoog opgeleide medewerking in combinatie met slimme systemen die het uitvoerende werk overnemen.

Waarom de financiële administratie outsourcen?

Kostenbesparing:

Omdat administratie onze core-business is werken we zeer efficiënt, we halen het maximale uit de beschikbare software en merken dat onze tarieven in de praktijk fors lager zijn dan de personeelslasten van vergelijkbare bedrijven die zelf de administratie voeren. Ook bespaar je bij outsourcing op kantoor- en hardware kosten voor de eigen financiële afdeling.

Flexibiliteit:

Door te werken met een externe partij betaal je alleen voor de dienstverlening die je op dat moment nodig hebt. Bedrijven die groeien of juist krimpen hebben vaak grote moeite om snel de juiste mensen te vinden of om hun bestaande financiële afdeling af te slanken. Outsourcen lost dit probleem op, de dienstverlening sluit altijd naadloos aan bij wisselende omstandigheden.

Kwaliteit:

Het is voor een bedrijf met een financiële afdeling tot 15 personen niet te doen om én alle benodigde accountancy kennis én alle benodigde automatiseringskennis én ook nog eens de benodigde fiscale kennis in huis te hebben. Door de financiële administratie te outsourcen heb je toegang tot deze kennis wanneer dat nodig is en betaal je geen fulltime salaris voor bijvoorbeeld een zware fiscalist waarvan je de kennis slechts af en toe nodig hebt.

Automatisering:

Het voordeel van automatisering zie je vooral wanneer sprake is van schaalvoordelen. Het automatiseren van de eigen administratie is een kostbaar traject waar ook weer specifieke kennis voor nodig is. Wij hebben deze trajecten al doorlopen en onze administratie volledig geautomatiseerd ingericht, we lopen hierbij voorop in de nieuwe ontwikkelingen.

Meer inzicht:

Een groot voordeel van outsourcing is dat je als organisatie jezelf dwingt om transparant te werken en processen goed te borgen. De administratie is online toegankelijk voor alle personen die erbij moeten en je kunt duidelijke afspraken maken over wanner de cijfers opgeleverd moeten worden. Hoe beter de processen zijn ingericht des te betrouwbaarder de cijfers worden.

Ontzorgen:

Een interne financiële afdeling zal altijd aansturing nodig hebben van het management, wat vaak ook nog eens lastig is omdat het management niet de financiële achtergrond heeft om een inhoudelijk oordeel te vellen. Dit is niet nodig bij outsourcing.

Afspraken worden bij aanvang vastgelegd in een SLA op basis van output, daarmee vindt de gehele uitvoerde kant plaats buiten beeld van het management. Dit betekent dat het management zich uitsluitend bezig hoeft te houden met de inhoud van de cijfers en de financiële stand van zaken. Alle bijzaken worden door ons afgehandeld.

Synergie:

De meeste bedrijven hebben naast hun eigen financiële afdeling nog een externe accountant en fiscalist voor de kennis die ze zelf niet in huis hebben. In de praktijk werkt dit vaak inefficiënt en is ook nog eens foutgevoelig. De accountant en fiscalist zijn niet betrokken bij de opzet van processen dus zullen echt moeten “graven” naar de juiste informatie, ook is er een grote kans dat ze niet het beste advies geven omdat ze bepaalde informatie niet hebben en van bepaalde zaken niet van het bestaan weten.

Bij ons werken de specialisten als een team samen en zijn ze vooraf betrokken bij de inrichting van de administratie zodat de benodigde informatie altijd snel en eenvoudig naar boven komt.

Borging:

We zien helaas nog regelmatig dat essentiële kennis in het hoofd van één of meerdere medewerkers zit, wanneer een persoon uit dienst gaat betekent dit in de praktijk dat belangrijke kennis verloren gaat. Onze werkwijze is altijd persoonsonafhankelijk opgezet, alle informatie is geborgd in online systemen die zowel voor ons als voor de klant bereikbaar zijn. Wanneer een medewerker stopt of doorgroeit naar een nieuwe functie kan een andere medewerker naadloos de werkzaamheden overnemen.

Bij ons ben je met outsourcen niet duurder uit!

Vaak moet je als bedrijf een afweging maken:

Outsourcen is duurder als je het vergelijkt met iemand in dienst nemen, je betaalt dus extra voor een stukje flexibiliteit en het buiten de deur brengen van verantwoordelijkheid voor bepaalde onderdelen.

In dit geval is deze afweging niet nodig, we zien in de praktijk namelijk dat deze vorm van outsourcen goedkoper is dan wanneer je met eigen personeel werkt. Uiteraard liggen onze uurtarieven hoger dan de interne uurtarieven, maar dat maken we ruimschoots goed met onze automatisering en de specialistisch kennis die we in huis hebben en die je anders los zou moeten inkopen.

Is het ook mogelijk om (deels) met eigen personeel te blijven werken?

Dit is zeker mogelijk, naast volledige outsourcing bieden we nog 2 opties:

Gedeeltelijke outsourcing

Hierbij faciliteren wij de IT infrastructuur, zetten we de processen eenmalig goed op en leveren we de specifieke fiscale en accountancy kennis die niet in huis is. De reguliere werkzaamheden kunnen in dat geval volledig of deels gedaan worden door intern personeel, wij hebben dan een controle functie en voegen specifieke kennis toe. Sommige klanten gebruiken ons ook als “achtervang” voor wanneer het eigen personeel door drukte of afwezigheid niet in staat is de werkzaamheden uit te voeren

Eenmalige reorganisatie van de financiële afdeling

We hebben ook klanten die eenmalig een grondige reorganisatie van de financiële afdeling willen. Hierbij worden alle financiële processen op de schop genomen en aangepast aan de eisen van deze tijd. We lopen stap voor stap de gehele financiële afdeling door, geven aan waar de verbeterpunten zitten en doen concrete aanbevelingen om deze verbeteringen door te voeren.

Ook zijn we in dit geval betrokken bij de implementatie van de verbeteringen, bijvoorbeeld selecteren en inrichten van nieuwe software, uitwerken van nieuwe werkprocessen en coachen van de medewerkers bij het doorvoeren van deze veranderingen.

Meer informatie? Neem contact met ons op!